Σκοπός σας να είναι το κείμενο που γράφετε να
αποπνέει επαγγελματισμό, να είναι καλαίσθητο, εύκολο στη
συντήρηση, και μεταφέρσιμο σε άλλες μορφές (π.χ. HTML).
Τονίζετε λέξεις που έχουν ιδιαίτερο νόημα σε μια πρόταση
με τη χρήση πλαγίων χαρακτήρων.
Αν οι λέξεις αυτές προδίδουν νόημα σε μια ολόκληρη παράγραφο,
μπορείτε να τις τονίσετε και με έντονους χαρακτήρες.
Μη χρησιμοποιείτε ΚΕΦΑΛΑΙΑ και μην υπογραμμίζετε λέξεις.
Στοιχειοθετείτε παραδείγματα εντολών, αποτελέσματα που τυπώνονται
από τον υπολογιστή καθώς και κώδικα με γραμματοσειρά σταθερού πλάτους,
π.χ. Courier ή, καλύτερα, Consolas.
Εξαίρεση στον κανόνα αυτό είναι στοιχεία τα οποία είναι
στοιχειοθετημένα με καλύτερο τρόπο από κάποιο εργαλείο (π.χ. vgrind).
Χρησιμοποιείτε το πλήκτρο Enter μόνο για να δηλώσετε το τέλος μιας
παραγράφου.
Όλες οι άλλες χρήσεις του, όπως η προσθήκη κενών ανάμεσα
σε παραγράφους και η ρύθμιση του σημείου που χωρίζονται
οι σελίδες, αντιβαίνουν τον κανόνα 2.
Εντολές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επιτύχετε
αντίστοιχο αποτέλεσμα είναι η
Home - Paragraph - Indents and Spacing - Spacing και η
Home - Paragraph - Text Flow.
Χρησιμοποιείτε το πλήκτρο του κενού (space) μόνο για να χωρίζετε
λέξεις και προτάσεις μεταξύ τους.
Όλες οι άλλες χρήσεις του, όπως η στοίχιση στηλών και η δημιουργία
ειδικής στοίχισης σε παραγράφους, αντιβαίνουν τον κανόνα 2.
Εντολές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επιτύχετε αντίστοιχο
αποτέλεσμα είναι οι
Table, Home - Paragraph - Indents and Spacing - Indentation, και
Layout - Columns.
Αποφεύγετε τη χρήση πολλών θαυμαστικών ("Μην το ξεχάσετε!!!!") εκτός
αν δουλεύετε για τον Walt Disney.
Μην ακολουθείτε το θαυμαστικό ή άλλα σημεία στίξης από τελεία.
Πάντα να ελέγχετε την ορθογραφία του κειμένου τόσο με τον ορθογραφικό
διορθωτή του επεξεργαστή κειμένου όσο και με μια προσεκτική ανάγνωση της εκτύπωσης.
Όταν αντιγράφετε κείμενο από έγγραφα άγνωστης προέλευσης ή άλλων προγραμμάτων
να πραγματοποιείτε την επικόλληση (paste) με την εντολή Home - Paste - Paste Special
- Unformatted Text για να αποφύγετε την εισαγωγή στο κείμενό σας ασχέτων
εντολών στοιχειοθέτησης.
Σε κείμενα μεγαλύτερα από δέκα σελίδες να περιλαμβάνετε πίνακα περιεχομένων
με την εντολή References - Table of Contents.
Να αποφεύγετε την επικόλληση αντικειμένων (π.χ. Excel Worksheet) μέσα
στο κείμενό σας αν αυτό δεν είναι απολύτως απαραίτητο.
Με την εντολή Home - Paste - Paste Special μπορείτε να ελέγξετε τη μορφή της
επικόλλησης.
Με ακόμα μεγαλύτερη φειδώ να χρησιμοποιείτε τις επικολλήσεις συνδέσμων
(links) Home - Paste - Paste Special - Paste Link.
Οι πιθανότητες αυτοί να συνεχίσουν να δουλεύουν όταν το έγγραφο
μεταφερθεί σε άλλο υπολογιστή, ή όταν ο δικό σας υπολογιστής
αναβαθμιστεί είναι λίγες.
Μην προγραμματίζετε την εκτύπωση μεγάλων κειμένων υπερβολικά
κοντά σε ανελαστική προθεσμία παράδοσης τους.
Κατά τη διαδικασία της τελικής εκτύπωσης αναπόφευκτα θα προκύψουν
λόγοι που θα σας καθυστερήσουν.